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不祥事の発覚と対応 コンプライアンスと知財に強い中川総合法務オフィスです。

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不祥事の発覚と対応 コンプライアンスに強い中川総合法務オフィスは、知財とリスク管理を専門とするコンプライアンスプロフェッショナルオフィスです。

内部告発等による不祥事の発覚と対応の仕方(コンプライアンス態勢の整備)

  • 内部告発等による不祥事の発覚と対応の仕方(コンプライアンス態勢の整備)

    「不祥事発生時の対応」とコンプライアンス

    1.「不祥事とは何か」は組織ごとに違う

     (1)まず、そもそも何が不祥事なのかは組織毎に違います。
     
     例えば、ある農業団体では、「100万円」の現金の紛失は不祥事としての報告事項になっているのですが、別の農業団体では、「10万円」が不祥事としての報告事項になっているのです。
     
     現金の取り扱いでもこんなに差があります。
     
     不祥事としての扱いは本当にバラバラです。
     
     公務員と民間でも違います。
     
     大阪府の橋本元知事は公務員は甘すぎると繰り返し言っていました。
     
     
    (2)しかし、一般的には
     
     「不祥事件とは役職員による不正行為又は業務上の事故等」のことと言っていいでしょう。
     

     最大公約数的には
     
     ●法令又はその他の外部規制に抵触し又は重大な内規違反となるような行為
     
     ⇒特に、横領や窃盗、猥褻罪等破廉恥犯罪等の刑事処分を受ける行為又は飲酒運転による傷害事件、損害の大きい交通事故です。
     
     ●故意又は過失により、所属組織又は第三者に大きな損害を及ぼし若しくはその恐れがあるような行為
     
     ●所属組織と第三者との間に将来重大な紛議を生じさせることが明白な行為
     
     ●所属組織の信用を著しく傷つけ若しくはその恐れがあるような行為
     
     ●組織の運営業務に重大な影響を与え、若しくはその恐れがあるような行為
     
     ●多額の現金または有価証券等の紛失、その他の財産の喪失行為
     
      大体、以上が最大公約数的には不祥事になるでしょうね。
     
     2.不祥事が発覚するときはどんな時か

    (1)組織内部から

      ・本人の告白
      
      ・内部告発
      
      ・業務上の察知(上司、同僚等)
      
      ・内部検査
     
     公益通報者保護法の制定以来はヘルプラインの規程を作る組織が増えていますので内部告発が増加中です。
     
     (2)組織の外部から

      ・第三者からの告発や通報
      
        ⇒取引業者、金融機関、警察、マスコミ等
        
      ・外部検査
      
        ⇒監査法人、中央官庁、都道府県、官公庁等
        

    3.不祥事件の発生・発覚時の具体的対応の仕方


    (1)事実確認

      まず事実の確認をしなければならない。
      
      本人、関係人(上司・同僚・外部等)からの情報収集を早急に行う。
      
      プラス情報、マイナス情報はもちろん、変だなと思う情報も集めることが肝心である。
      
      事実は小説より奇なり。
      
      
    (2)コンプライアンス統括部署・責任者・担当者の対応
     
     ・当該事案の緊急度・重要度・影響度に応じた臨機応変な対応を心掛ける
     
     ・外部からの告発、第三者に被害が及ぶ事案については、外部への影響を最小限に食い止めるよう配慮する

     ・把握した事実については、いたずらに隠ペいしようとせず、誠意をもって対応する
     
     ・事件を起こした本人・関係人(上司等)に対しては、責任の所在を明確にする
     
     ・内部告発による場合は、同時に告発者の保護も行う

     ・事件についての資料、報告書その他の文書の決裁・保管・送付・回収については特に注意を払う


    4.管理・運営体制

    (1)コンプライアンス統括責任者はコンプライアンス委員会の開催を命じて、原因調査、対応策、再発予防策等についての検討を指示し、その審議結果等を参考にして、次に定める事項について必要な指示を行う。

     ・事件関係者からの聴取等による情報収集及び調査、解明

     ・都道府県、中央官庁、官公庁への報告・届出の指示

     ・事件の当事者である部署その他関係部署に対する指示・指導・助言
     
     ・弁護士・公認会計士等の専門家・識者からのヒアリング
     
     ・訴訟の提起等を含む対応策の検討
     
     ・事件の再発防止策検討及び、検討結果の理事会への付議


    5.不祥事防止策

    (1)役職員研修の徹底
       事件は役職員の意図的な犯罪行為だけではなく、知識やモラルの欠如等により発生することがあるため、日頃より具体的な事例に基づく研修やOJTの実施が重要である。


    (2)責任体制の明確化
      事件発覚後は当然の事ながら、業務一事務に関する改善等、再発防止策を検討し、必要な措置を講ずるとともに、再発防止の責任体制も明確にする。

      また、上司は常に部下をよく観察するとともに、部下の問題案件への取組に関し、相談機能を充実させた職場環境作りを目指し事件の未然防止に努める。


    (3)複数管理体制と人事ローテレション
      業務遂行の上で、一人の職員に責任や権限を集中することなく、複数のチェック体制を確立するとともに、特定の職員を長期間にわたり同一部署の同一業務に従事させないように、適切な人事ローテーションを実施する。

    (4)内部検査の充実
      
      モニタリングである。定時と臨時が両方必要になる。正確には、内部監査である。


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