外部通報窓口設定のお問合せへの回答:3つのデフェンスラインでの1.5線「内部通報の外部受付窓口」という設定を推奨します。

JA○○コンプライアンス部署責任者様、中川総合法務オフィス代表の中川 恒信です。

この度はご質問をありがとうございます。

以下に回答します。

外部通報窓口を、組織のホットラインで設定する場合には、「内部通報の外部受付窓口」という設定になります。

内部組織の人間よりも相談しやすいことが第一設定理由です。

この場合に、制度設計するに当たって、経営部署からの独立が最も肝要です。

JAさんのコンプライアンス担当部署は、恐らく経営層の下部組織になっていませんか。

私のホームページの3つのデフェンスラインの論考や内部通報の論考をご覧ください。3億円の金品受領問題で揺れる関西電力でも社長がコンプライアンス部署の委員長だったのです。

まずここがしっかりしないと外部窓口を設置しても誰も相談しません。

コンプライアンスの専門事務所への依頼に限定

そのうえで、外部窓口は、中川総合法務オフィスのような少なくとも10年以上の経験のあるコンプライアンス専門家がいる法律事務所等を選択してください。

そうしないと、コンプライアンス部署との連携がうまくいきません。私のサイトにあるように多数の失敗事例があります。

以上がよく理解されたうえで、下記のようにしてください。

(1)外部窓口事務所(担当者)の秘密保持

外部窓口担当者による秘密保持の徹底を明確にして依頼、契約をする。通報情報を受領するときには、特に「通報者の特定につながり得る情報は、通報者の書面や電子メール等による明示の同意がない限り、JAコンプライアンス部署に対しても開示してはならない」とする。

(2)外部窓口の調査権

一般的になく、個別調査依頼は事前の取り決めで報酬も決めたうえで第三者委員会の設定の類似形態で行う。
調査能力が低いコンプライアンス部署は、その手法などについて中川総合法務オフィスのようなコンプライアンス専門事務所のコンサルティングを受ける必要がある。

(3)外部窓口の評価・改善

PDCAサイクルのCである。中立・公正な第三者等による点検や従業員への匿名のアンケート等を定期的に行う。失敗事例はこれをちゃんとやっていない。

正式コンサルは、いつでもどうぞ。以上

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